Das neue Unternehmensbasisdatenregister
Im Juli 2021 ist das sogenannte Gesetz zur Errichtung und Führung eines Registers über Unternehmensbasisdaten und zur Einführung einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer für Unternehmen (UBRegG) in Kraft getreten. Mit diesem Beschluss hat das Statistische Bundesamt den gesetzlichen Auftrag bekommen, ein Register über Unternehmensbasisdaten aufzubauen, welches zu einer Modernisierung der Registerlandschaft beitragen und digitale sowie vernetzte Strukturen in der Verwaltung stärken soll. Zum Aufbau des Registers sollen Daten über den DEÜV-Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) übermittelt werden.
Derzeit über 100 Register mit Unternehmensbezug
Viele Unternehmen sind in mehr als einem Register eingetragen – nicht selten sogar mit unterschiedlichen Identifikationsnummern. Das ist nicht nur unübersichtlich und zeitintensiv, sondern erhöht zudem auch das Fehlerpotenzial. Die große Anzahl an unterschiedlichen Registern mit Unternehmensbezug treibt die Aufwände für Bürokratie und Datenpflege sowohl für Unternehmen als auch für die Verwaltung in die Höhe. Mit dem Basisregister soll eine zentrale Stelle geschaffen werden, an der Unternehmensdaten geführt und abgerufen werden können. Hierdurch sollen die beteiligten Stellen entlastet und ein effizienter Datenaustausch in der Verwaltung geschaffen werden.
Das Once-Only-Prinzip im Basisregister
Eine Meldung und das war’s – So das Ziel des Unternehmensbasisdatenregisters. Mehrfachmeldungen der Stammdaten an unterschiedliche Register sollen vermieden werden (Once-Only-Prinzip), sodass der Aufwand für Arbeitgeber gering bleibt und die Risiken für Fehler reduziert werden. Im Basisregister sollen unter anderem Stammdaten wie Firmenname, Rechtsform, Anschrift und Branche zentral erfasst werden sowie ausgewählte Identifikationsnummern aus verbundenen Registern. Außerdem wird eine eindeutige bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer geführt, die eine registerübergreifende Identifikation gewährleistet werden soll und die in der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) nach § 139c der Abgabenordnung besteht. Die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer wird ab November 2024 stufenweise (kein Antrag erforderlich) vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Sie ist ein eindeutiges und dauerhaftes Identifikationsmerkmal in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren für alle wirtschaftlich Tätigen in Deutschland. Als “bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer” bleibt sie für die Dauer der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit bestehen und ändert sich nicht.
Im Basisregister aufgeführt werden
Derzeit müssen Unternehmen keine Eintragung im Basisregister vornehmen. Das Basisregister wird aus Daten bereits bestehender Verwaltungsregister zusammengeführt. Um im Basisregister für Unternehmen aufgeführt zu werden, ist es deshalb notwendig, in mindestens einem Verwaltungsregister aufgeführt zu werden, das den Anforderungen an ein Quellregister entspricht.
Quellregister sind bspw.
- Bundeszentralamt für Steuern
- Zentrales Unternehmensverzeichnis
- Handelsregister
- Genossenschaftsregister
- Vereinsregister
Register, die bereits Unternehmensdaten erfassen und verwalten und in Zukunft aktuelle Stammdaten von Unternehmen aus dem Basisregister abrufen werden können, sind bspw.:
- Organisationskonto zum OZG
- das Unternehmensregister des Bundesanzeigers
- die Bundesagentur für Arbeit
- die Deutsche Bundesbank
- Bundesamt für Justiz
- das statistische Unternehmensregister (URS
DSBD (Datensatz Betriebsdatenpflege) zur Befüllung des Basisregisters
Zum Aufbau des neuen Registers ist es notwendig, die Unternehmensnummer der Unfallversicherung (UNR.S) mit der Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit zu koppeln. 2023 wurde deshalb beschlossen, dass Arbeitgeber die Kopplungsinformation von Unternehmensnummer und Betriebsnummer im Rahmen einer Initialmeldung im DEÜV-Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) an die Agentur für Arbeit melden. Hierfür wurde der Abgabegrund 09 eingeführt, mit dem die Meldung zu übermitteln ist. Als ursprüngliches Timing wurde dabei zunächst der 31. Mai 2024 angesetzt.
Was ist der DSBD?
Der Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) ermöglicht es Arbeitgebern als Teil des Meldeverfahrens zur Sozialversicherung, betriebliche Stammdaten über ihr Abrechnungsprogramm an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Das betrifft bspw. die Betriebsnummer, den Wirtschaftszweig oder den Unternehmenssitz. Durch den DSBD kann in den relevanten Meldeverfahren sichergestellt werden, dass die Berechnung von Beiträgen und Leistungen auf aktuellen und korrekten Unternehmensstammdaten basiert. Die Meldung von Unternehmensdaten und Änderungen an diesen verläuft in den gängigen Abrechnungsprogrammen automatisiert. Der DSBD ermöglicht daher eine höhere Genauigkeit und Effizienz bei Datenänderungen.
Die Kopplungsinformationen für die Initialmeldung im DSBD
- Unternehmensnummer
Die 15-stellige Unternehmensnummer (UNR.S) dient der Identifizierung des Unternehmens im Rahmen der gesetzlichen Unfallversicherung und stellt eine Verbindung zwischen dem/der Unternehmer*in und dem jeweiligen Unternehmen dar. Die ersten 12 Ziffern kennzeichnen den oder die Unternehmer*in, die letzten drei beziehen sich auf das Unternehmen. - Betriebsnummer
Die Betriebsnummer besteht aus acht Ziffern und dient der Identifizierung des Arbeitgebers bei seinen Meldungen zur Sozialversicherung. Sie wird Betrieben, die mindestens einen Mitarbeiter beschäftigen, von der Bundesagentur für Arbeit zugewiesen (dort muss sie auch beantragt werden) und muss bei allen Meldungen und Beitragsnachweisen angegeben werden. Die Betriebsnummer kann sich unter anderem ändern, wenn bspw. der Unternehmenssitz verlegt wird, sich die Rechtsform ändert oder einer anderen wirtschaftlichen Tätigkeit nachgegangen wird.
Datensatz Betriebsdatenpflege – Initialmeldung 2025 erneut abgeben
Da die Vollständigkeit der Kopplungsinformationen nach dem 31. Mai 2024 noch keineswegs den Ansprüchen an das neue Basisregister genügte, sollen Arbeitgeber nun erneut eine Initialmeldung übermitteln. Der dafür vorgesehene Zeitraum reicht vom 01. Januar 2025 bis zum 31. Mai 2025. Auch Arbeitgeber, die bereits eine Initialmeldung abgegeben haben, sind zur erneuten Meldung verpflichtet.
DSBD – Erneute Initialmeldung in Ihrem Abrechnungsprogramm
Grundsätzlich werden Initialmeldungen in den gängigen Entgeltabrechnungsprogrammen in der Regel automatisiert ausgelöst. Mit diesem erneuten Versuch zur Initialmeldung im Rahmen des DSBD-Meldeverfahrens stellt sich Arbeitgebern allerdings dennoch die Frage, wie Entgeltabrechnungssysteme auf die neuen Anforderungen zur Übermittlung der Kopplungsinformationen reagieren.
Wie werden die Änderungen systemseitig abgebildet und wie gestaltet sich die Angabe der Unternehmensnummer für Anwender*innen? In der folgenden Übersicht haben wir Ihnen den aktuellen Informationsstand der marktführenden HR-Anwendungen zusammengestellt. Die Informationen werden aktualisiert, sobald es Neuigkeiten von den Systemherstellern gibt.
SAP HCM
Seitens SAP gibt es aktuell noch keine offiziellen Informationen zur Umsetzung der erneuten Initialmeldung für 2025. Alle, die in 2024 noch keine Meldung mit Abgabegrund 09 eingereicht haben, erhalten unter Hinweis 3492204 hilfreiche Informationen zur Abgabe der Initialmeldung auch nach dem 31.05.2024.
ADP PAISY
Auch ADP hat bisher keine offiziellen Informationen zur erneuten Initialmeldung veröffentlicht. Beim letzten Mal wurde zuvor ein Beleg mit der Mai-Abrechnung geliefert, der die Funktion im PAISY aktiviert hat.
P&I LOGA
Zu P&I liegen uns zu diesem Zeitpunkt noch keine offiziellen Informationen vor, wie die erneute Initialmeldung in LOGA abgebildet werden soll.
Bestens vorbereitet auf 2025
Mehr Informationen zur erneuten Initialmeldung DSBD für das Basisregister sowie weitere anstehende steuer- und SV-rechtlich relevante Veränderungen für die Personalabrechnung in 2025 erfahren Sie in unserem Jahreswechselseminar. Kommen Sie zur Anmeldung gerne auf uns zu. Wir freuen uns auf Sie!
