Eine zentrale Datenquelle

Den Kern einer korrekten Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge stellen aktuelle Stammdaten und Abrechnungsgrößen dar. Für Software-Hersteller und Arbeitgeber hieß das bis dato, dass sie mindestens vier Quellen heranziehen mussten, um diese Daten vollständig zusammenzutragen. Durch die neue SV-Stammdatendatei wird das nun obsolet. Sie enthält neben den Daten, die auch in der bisherigen Beitragssatzdatei zu finden sind, weitere entgeltabrechnungsrelevante Größen, um alle notwendigen Daten an einer zentralen Stelle zu bündeln und die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge zu vereinfachen.

Ursprung der neuen SV-Stammdatendatei ist §98 SGB IV, der besagt, dass alle meldepflichtigen Personen oder Unternehmen Zugriff auf eine automatisierte Datei mit allen notwendigen Stammdaten der Träger der sozialen Sicherung für die Durchführung der Meldeverfahren haben sollen. Durch den Paragraphen soll die Weiterleitung von Daten durch die Einzugsstellen geregelt und die Effizienz der Datenverarbeitung in der Sozialversicherung gesteigert werden.

SV-Stammdatendatei 2025 – Das ist neu

Die Verwendung der Beitragssatzdatei war bisher optional. Dies ändert sich allerdings mit der neuen SV-Stammdatendatei, welche die Beitragssatzdatei zukünftig ablösen wird. Die Nutzung der SV-Stammdatendatei ist ab dem 01.01.2025 verpflichtend. Es muss dann sichergestellt werden, dass in der Abrechnung die aktuelle Datei verwendet wird und die Rechengrößen aus der Datei in das Entgeltabrechnungsprogramm übernommen werden.

Zugriff auf die aktuelle Datei

Wie bisher die Beitragssatzdatei und die UV-Stammdatendatei wird auch die neue SV-Stammdatendatei von der ITSG bereitgestellt. Sie kann als XML-Datei heruntergeladen werden. Die Verfügbarkeit ist wie folgt:

  • Ab dem 01.07.2024: Bereitstellung parallel zu den bisherigen Dateien
  • Ab dem 01.01.2025: Ausschließliche Bereitstellung der SV-Stammdatendatei

Über einen RSS-Feed ist es möglich, sicher über Neuveröffentlichungen informieren zu lassen. Hier geht’s zum Download:ITSG-Downloadseite

Inhalte der neuen SV-Stammdatendatei

Inhaltlich ist die neue SV-Stammdatendatei breiter aufgestellt als die bisherige Beitragssatzdatei. Darin enthalten sind folgende Daten:

  • allgemeine Beitragssätze aus der Sozialversicherung
  • Beitragssätze zur Krankenversicherung oder Pflegeversicherung,
  • Rechengrößen, wie z. B. die Beitragsbemessungsgrenzen,
  • die Stammdaten der Krankenkassen,
  • die kassenindividuellen Zusatzbeitragssätze, Beitragssätze für Versorgungsempfänger,
  • die kassenindividuellen Umlage- und Erstattungssätze U1 Krankheit und U2 Mutterschaft,
  • Informationen zu den Annahme- und Weiterleitungsstellen
  • UV-Stammdatendatei inkl. Vollarbeiterrichtwert
  • Stammdaten der berufsständischen Versorgungswerke
  • Dienststellenverzeichnis der Arbeitsagenturen

Die Datei enthält sowohl aktuelle als auch historische Daten.

Wann Arbeitgeber handeln müssen

Aktuell müssen Arbeitgeber die neue SV-Stammdatendatei noch nicht nutzen. Erst ab 2025 wird die Verwendung dann verpflichtend. Bis dahin können die bestehenden Altdateien (UV-Stammdatendatei und Beitragssatzdatei) noch genutzt werden.

SAP HCM

Bisher musste die Beitragssatzdatei der Krankenkassen immer vor der Abrechnung in den Systemen eingespielt werden, die UV-Datei im Normalfall während des Jahreswechsels. Die SV-Bezugsgrößen werden durch Hinweise (also letztendlich auch durch die Wartung) ins System gebrach. Laut SAP wird die Einspielung der SV-Stammdatendatei ab dem 01.01.2025 mit dem zentralen Report SV-Stammdatendatei einlesen (RP_PAYDE_SVSD_IMPORT) vorgenommen. Die Datei muss vorher entweder lokal oder auf dem Applikationsserver abgelegt werden und sollte mindestens einmal im Monat eingespielt werden. Ist die eingespielte Datei älter als 6 Wochen, kann die Abrechnung zwar durchgeführt werden, es wird allerdings eine personenspezifische Warnung (wird im Laufe 2025 in einen Fehler umgewandelt) ausgespielt.

PAISY

In PAISY musste bisher regelmäßig die Krankenkassen-Beitragsdatei und bei Bedarf die UV-Stammdatendatei eingespielt werden. Die gesetzlichen SV-Bezugsgrößen wurden im Rahmen von Wartungen aktualisiert. Ab dem 01.01.2025 kommt hier die SV-Stammdatendatei zum Einsatz. Werden Sie bereits durch uns betreut, müssen Sie nichts weiter beachten. Wir übernehmen das Einspielen für Sie. Es ändert sich quasi nur der Dateiname. Der Prozess bleibt der gleiche.

Pssst… Sind Sie bereit für den Jahreswechsel?

Gerade jetzt, wo der Jahreswechsel und damit auch neue steuer- und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen an die Personalabrechnung immer näher rücken, kommen viele Änderungen auf die HR-Abteilung zu. Damit Sie alle wichtigen Neuerungen rechtzeitig in Ihrer Entgeltabrechnung berücksichtigen können, freuen wir uns, Sie auch im nächsten Jahr wieder zu unserem eintägigen Jahreswechselforum einzuladen. Startklar für die Personalabrechnung 2025!

Jahreswechselseminar 2025

Mehr HR-Fachwissen aus erster Hand

Bei den vielen rechtlichen und regulatorischen Vorschriften für die Personalabrechnung kann man schon mal den Überblick verlieren. Gerne stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite! Kommen Sie einfach auf uns zu, wenn Sie Unterstützung bei Ihrer Entgeltabrechnung oder bei der Digitalisierung Ihrer HR benötigen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! 

Zurück