Überstunden: Wie Arbeitgeber das Abrechnungschaos in den Griff bekommen
Überstunden gehören für viele Beschäftigte zum Arbeitsalltag. Doch für Arbeitgeber stellt sich bei regelmäßigen Extra-Stunden die Frage: Wie lassen sich Überstunden korrekt und unkompliziert abrechnen? Zum Glück gibt es clevere Vereinfachungsregelungen, die den Prozess erheblich erleichtern. Von zeitversetzten Zahlungen bis zu besonderen Regelungen bei Krankheit – wir zeigen, wie Unternehmen das Abrechnungswirrwarr in den Griff bekommen und häufige Fehler vermeiden.
Überstunden vs. Mehrarbeit: Was ist der Unterschied?
Überstunden fallen an, wenn ein Arbeitnehmer länger arbeitet als im Arbeitsvertrag festgelegt. Diese Stunden betreffen die individuelle Arbeitszeitregelung. Mehrarbeit hingegen bezieht sich auf das Überschreiten der gesetzlichen Höchstarbeitszeit und betrifft generell geltende Arbeitszeitgrenzen.
Abrechnung: Wann und wie?
In der Regel werden Überstunden in dem Monat abgerechnet, in dem sie geleistet werden. Das bedeutet, die Überstundenvergütung wird steuerlich und sozialversicherungsrechtlich direkt in der Abrechnung dieses Monats berücksichtigt. Doch in der Praxis ist das oft nicht möglich.
Vereinfachungsregelung bei verzögerter Abrechnung
Viele Arbeitgeber haben bereits am Monatsende die Lohnabrechnung abgeschlossen, bevor alle Überstunden erfasst werden. In solchen Fällen erfolgt die Abrechnung der Überstunden im Folgemonat oder sogar noch später. Normalerweise müsste die Abrechnung des ursprünglichen Monats rückwirkend korrigiert werden – was administrativ aufwendig ist.
Die Lösung: Wenn Überstunden regelmäßig zeitversetzt abgerechnet werden, können Arbeitgeber die sogenannte Vereinfachungsregelung nutzen. Dabei wird die Abrechnung nicht für den ursprünglichen Monat nachkorrigiert, sondern im Auszahlungsmonat versteuert und verbeitragt. Diese Vorgehensweise muss jedoch einmalig mit der Einzugsstelle abgestimmt werden.
Was tun bei Änderungen der Beitragssätze?
Eine besondere Herausforderung stellt sich, wenn sich die Beitragssätze oder Beitragsbemessungsgrenzen zwischen dem Erarbeitungs- und dem Auszahlungsmonat ändern. In diesen Fällen gilt: Die Abrechnung erfolgt auf Basis der im Auszahlungsmonat geltenden Beitragssätze.
Beitragsfreiheit bei Krankengeld
Kompliziert wird es auch, wenn Überstunden in einem Zeitraum ausgezahlt werden, in dem der Arbeitnehmer teilweise oder vollständig beitragsfrei ist – etwa wegen des Bezugs von Krankengeld.
- Teils beitragsfreie Zeit: Auch wenn im Auszahlungsmonat Beitragsfreiheit besteht, werden Überstunden nach der Vereinfachungsregelung abgerechnet.
- Vollständig beitragsfreier Zeitraum: Besteht die Beitragsfreiheit während des gesamten Abrechnungszeitraums, müssen die Überstunden dem vorherigen Abrechnungszeitraum zugerechnet werden.
Beispiel: Arbeitnehmer A und B leisten im September und Oktober Überstunden. Die Überstunden von September werden bei beiden im Oktober abgerechnet. Arbeitnehmer A ist vom 27. bis 30. November krank, ohne Entgeltfortzahlung und somit teilweise beitragsfrei. Seine Überstunden aus Oktober werden im November abgerechnet. Arbeitnehmer B hingegen ist im ganzen November ohne Entgelt und somit beitragsfrei, sodass seine Oktober-Überstunden für die Abrechnung des vorherigen Monats korrigiert werden müssen.
Überstunden als Einmalzahlung
Manchmal sammeln sich Überstunden über Monate an und werden erst zu einem späteren Zeitpunkt als Einmalzahlung ausgezahlt. Arbeitgeber dürfen solche angesammelten Überstunden wie Einmalzahlungen verbeitragen – allerdings nur, wenn die Auszahlung bis spätestens zum 31. März des Folgejahres erfolgt. Andernfalls muss der Betrag den jeweiligen Erarbeitungsmonaten zugeordnet werden.
Trotz der Behandlung als Einmalzahlung gelten die Überstunden weiterhin als laufendes Arbeitsentgelt, was bedeutet, dass auch die Beiträge zur Umlage U1 und U2 abgeführt werden müssen. Aus unserer Erfahrung ist das seit Jahren ein Schwerpunkt in den Sozialversicherungsprüfungen.
Fazit: Rechtssicherheit und Zufriedenheit sicherstellen
Die Abrechnung von Überstunden ist kompliziert und erfordert eine genaue Kenntnis der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen. Die Vereinfachungsregelungen bieten Arbeitgebern eine Möglichkeit, den administrativen Aufwand zu verringern, ohne gegen Abrechnungsvorschriften zu verstoßen. Änderungen bei Beitragssätzen oder Beitragsfreiheit sollten dabei stets im Blick behalten werden.
Für Arbeitgeber ist es essenziell, die Abrechnung korrekt vorzunehmen und gegebenenfalls Rücksprache mit der zuständigen Einzugsstelle zu halten. So vermeiden sie nicht nur Fehler, sondern schaffen auch Vertrauen bei ihren Mitarbeitenden, die sich darauf verlassen, dass ihre Mehrarbeit fair vergütet wird.
Übrigens nutzen viele Unternehmen die Vereinfachungsregelung auch aus einem weiteren Grund: Bei einigen HR-Dienstleistern fallen für jede Korrekturabrechnung zusätzliche Kosten an. Bei uns hingegen bleibt der Preis pro abgerechneter Mitarbeiterin oder Mitarbeiter konstant – unabhängig davon, wie viele Rückrechnungen erforderlich sind
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