Hoher Anpassungsdruck bei der Entgeltabrechnung
Gesetzliche, tarifliche oder interne Grundlagen verändern sich im Laufe der Zeit. Immer wieder kommt es zu Neuerungen, die sich auf die betrieblichen Vergütungsregeln auswirken. Ein Beispiel: Wenn wir uns zurückerinnern, wurde während der Corona-Pandemie in vielen Unternehmen Kurzarbeit eingeführt. Damit verbunden war dementsprechend auch die Berechnung des Kurzarbeitergeldes, das von der Höhe des üblichen Gehalts abhängig ist. All das hatte Einfluss auf den Abrechnungsprozess und führte auch systemseitig zu veränderten Anforderungen. Kurzfristige Änderungen in Politik, Wirtschaft und Ihrem Unternehmen selbst können sich also auf die Entgeltabrechnung auswirken.
Deshalb ist es wichtig, gesetzliche Änderungen stets im Blick zu behalten und im betrieblichen Vergütungsprozess zu berücksichtigen. Nicht nur zeitkritische Änderungen erfordern einen hohen Qualitätsanspruch – es sollte zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass die Abrechnung nach den aktuellen Vorgaben korrekt und gesetzeskonform durchgeführt wird.
Regeln, Schemen, Support Packages
SAP HCM (Human Capital Management) bietet der HR-Abteilung ein breites Funktionsspektrum. Von der Erfassung und Verwaltung der Daten von Mitarbeiter*innen über Workforce Analytics bis hin zum Management von Weiterbildung und Leistung. Durch die vielfältigen Prozesse, die durch SAP HCM nicht nur begleitet, sondern auch effizienter gestaltet werden können, ist das System heute für viele Unternehmen aus der HR-Systemlandschaft kaum wegzudenken.
Zwei zentrale Funktionen, die von Regeln und Schemen abhängen, stellen die SAP Entgeltabrechnung (PY) und die SAP-Zeitwirtschaft (PT) dar. Das HCM-Modul Personalzeitwirtschaft (PT) dient dem Erfassen von Arbeits- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Den Kern der Berechnungen von SAP PT bilden dabei, neben der Definition von Arbeitszeitplänen, die Schemen und Regeln. Hier werden die Abläufe der Zeitabrechnung gesteuert und Zeitkonten und Zeitlohnarten generiert und berechnet. Erst durch sie kann eine effiziente und flexible Planung, Erfassung und Bewertung von Arbeitszeiten erfolgen. Mindestens genauso wichtig sind Schemen und Regeln auch für die Entgeltabrechnung, da sie grobgesagt definieren, was am Ende wie abgerechnet wird.
Doch was sind überhaupt Schemen und Regeln und wo liegt der Unterschied? Wir bringen mal Licht ins Dunkle…
SAP HCM Regeln
Die SAP HCM Regeln dienen in der Personalabrechnung und der Personalzeitwirtschaft dem Berechnen und der Bewertung von Lohnarten und Arbeitszeiten. Durch sie ist es möglich, die korrekten Bezüge nach tariflichen Bestimmungen oder gesetzlichen Vorgaben zu kalkulieren. Die Regeln gestalten maßgeblich die Auswertung der Zeiterfassung sowie die Abrechnung.
Von SAP vorgegebene Regeln werden im Individualisierungsprozess seltener angepasst, sind dafür aber ggf. sehr komplex aktuell zu halten.
SAP HCM Schemen
Die SAP HCM Schemen bilden die Struktur der Entgeltabrechnung und der Zeitabrechnung ab. Schemen können dabei andere Unterschemen beinhalten und die SAP HCM Regeln in der dafür vorgesehen Reihenfolge und Logik ausführen. Am Ende eines Abrechnungsschemas sind die Abrechnungsergebnisse fertigstellt und können im Folgeprozess weiterverwendet werden.
In Schemen werden häufig kundeneine Abläufe integriert oder solche aus dem SAP Standard überschrieben, was einen Anpassungsbedarf im Zuge der Aktualisierung der HCM-Komponenten mit sich bring.
Die rechtlichen Änderungen stets im Blick – SAP Support Packages
Damit etwaige neue rechtliche Anforderungen systemseitig berücksichtigt werden können, stellt SAP sogenannte Support Packages zur Verfügung. Diese Updates dienen der Anpassung betroffener Objekte im SAP-System, um weiterhin die notwendigen Voraussetzungen für gesetzeskonforme Prozesse zu schaffen. Im HR-Bereich umfassen die Support Packages neben Änderungen am Quellcode von ABAP Programmen (Reports) und aktualisierten Tabelleneinträgen vor allem auch Änderungen von Schemen und Regeln in SAP HCM.
SAP Support Packages werden allerdings nicht exklusiv für SAP HCM, sondern für alle Module zur Verfügung gestellt. Schließlich sollen sie die Qualität des gesamten SAP-Systems verbessern und nicht nur die des HR-Betriebs.
Per Knopfdruck: Abgleich der alten und neuen Schemen & Regeln
Durch das Einspielen der Support Packages kommt es im Laufe der Zeit immer wieder zu Aktualisierungen oder Veränderungen der Schemen und Regeln in SAP HCM. Damit Ihre individuell angepassten Abrechnungsprozesse weiterhin im höchsten Maße korrekt ablaufen können und den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, ist der Abgleich der Schemen und Regeln, die derzeit auf Ihrem System laufen, mit aktualisierten Schemen und Regeln aus dem Support Package sehr wichtig. Nur so können Sie sichergehen, dass Sie alle Änderungen für eine weiterhin gesetzeskonforme Entgeltabrechnung berücksichtigen.
Für den Datenabgleich bieten sich Ihnen unterschiedliche Lösungen. Sie können die Daten natürlich händisch vergleichen und im System korrigieren. Da dies jedoch mühselige Kleinstarbeit bedeutet und hier schnell kleine Änderungen übersehen werden können, lohnt es sich auf eine automatisierte Lösung zurückzugreifen. Hierbei ist nicht nur die Fehleranfälligkeit um ein Vielfaches geringer, auch kann wirklich jede noch so kleine Abweichung ohne großen Zeitaufwand schnell identifiziert werden.
Für das beste Ergebnis empfehlen wir Ihnen daher, den Abgleich Ihrer Schemen und Regeln unverzüglich nach dem Einspielen neuer Support Packages und mithilfe eines automatisierten Prozesses durchzuführen. So wird dieser Prozess maximal unkompliziert, minimal fehleranfällig und funktioniert, ohne dass Sie sich groß Sorgen um neue Änderungen machen müssen. Die übernommen Änderungen können am Ende mit einem Testlauf in der Abrechnung überprüft werden.
Mit unserem Maintenance Service immer auf dem aktuellsten Stand
Gerne unterstützen wir Sie beim Umgang mit Änderungen infolge von Support Packages. Im Rahmen unseres Maintenance Service spielen wir neue Support Packages für Sie ein und führen dabei automatisch einen Abgleich der Regeln und Schemen durch.
So gehen wir vor
- Export: Im ersten Schritt exportieren wir die ursprünglichen Schemen und Regeln aus Ihrem Produktivsystem. Dasselbe machen wir mit den neuen Schemen und Regeln aus dem Dev-System.
- Vergleich: Anschließend erfolgt ein automatisierter Vergleich der beiden Versionen, durch den jegliche Änderungen identifiziert werden können.
- Individualisierung: Um auch Ihre individuellen Prozesse zu berücksichtigen, werden im letzten Schritt Ihre eigenen Schemen und Regeln mit den Änderungen abgeglichen und entsprechend angepasst.
- Überprüfung:Im Rahmen des Exports der kundeneigenen Regeln und Schemen wird überprüft, ob diese überhaupt noch im Einsatz sind.
Ein Beispiel des Excel-Exports mit den markierten Änderungen finden Sie im rechten Kasten neben diesem Artikel unter "Zugehörige Dateien".
Am Ende entsprechen die Regeln und Schemen in Ihrem HCM-System den aktuellen Anforderungen für gesetzeskonforme Abrechnungsprozesse.
Ihre Vorteile
- Regelmäßige Ausführung mit dem Wartungsprozess OEDIV Maintenance
- Sommerwartung
- Jahreswechsel
- Ein Höchstmaß an Genauigkeit
- jede kleine Änderung wird erkannt
- Eine übersichtliche grafische Gegenüberstellung
- Änderungen können als Excel-Liste bereitgestellt werden (siehe "Zugehörige Dateien")
- einfache Nutzung durch visuelle Hervorhebung der Änderungen
- Ein zuverlässiger und standardisierter Prozess
- minimale Fehleranfälligkeit
Geben Sie die Wartung Ihres SAP-Systems in gute Hände.
Eine automatisierte Lösung für den Abgleich von Regeln und Schemen in SAP HCM
Wir halten fest: Regeln und Schemen stellen das Herzstück der SAP-Entgeltabrechnung und der SAP-Zeitwirtschaft (SAP PT) dar. Beim Einspielen von Support Packages kommt es regelmäßig zu neuen Änderungen, die im System berücksichtigt werden müssen. Durch das automatisierte Abgleichen der geänderten Schemen und Regeln können Abweichungen zuverlässiger identifiziert und mit einer höheren Genauigkeit im System korrigiert werden.
Im Rahmen unseres Maintenance Service bieten wir Ihnen an, regelmäßig einen Abgleich der Schemen und Regeln in Ihrem HCM-Betrieb durchzuführen und dabei auch Ihre individuellen Systemanforderungen zu berücksichtigen. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie am Maintenance Service aus unserem ASP-Package interessiert sind. Unser Expert*innen-Team berät sie zuverlässig zu maßgeschneiderten Lösungen für Ihre HR-Prozesse. Bis dahin hoffen wir, dass Ihnen dieser Beitrag zu Schemen und Regeln in SAP HCM gefallen und im besten Fall auch weitergeholfen hat. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
