Was ist eine Rückrechnung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Unter Rückrechnung versteht man bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung nachträgliche Änderungen an bereits abgerechneten Lohn- und Gehaltsbestandteilen, die in einer neuen Abrechnung berücksichtigt werden. Dem zugrunde liegen meist rückwirkend geltende Lohnerhöhungen, Tarifänderungen oder Zuschläge und Prämien. Auch bei Fehlerkorrekturen in der Abrechnung (bspw. falsche Steuerklasse o. ä.) wird eine Rückrechnung erstellt. Die Differenzbeträge, die durch diese Änderungen entstehen, werden in der nächsten Abrechnung als Nettobe- oder abzüge geltend gemacht.
Das Problem: Rückrechnungen bis ins Unendliche
In vielen Unternehmen mit SAP HCM Systemen führen ungeplante Rückrechnungen regelmäßig zu Verwirrung bei der Personalabrechnung. Oft liegt das daran, dass die Rückrechnungsgrenze nicht regelmäßig hochgesetzt wird. Ein kleiner Tippfehler – wie das Jahr 2014 statt 2024 einzugeben – genügt dann, um einen Rückrechnungstrigger zu setzen, der weit in die Vergangenheit reicht. Diese Fehler verursachen:
- Verlängerte Abrechnungszeiten
- Fehlerhafte Abrechnungsdaten
- Leere Entgeltnachweise
Ohne eine effektive Lösung, um solche ungeplanten Rückrechnungen zu erkennen und zu korrigieren, kann dieses Problem schnell außer Kontrolle geraten. Systemseitig gibt es keine geeignete Möglichkeit, Rückrechnungen übersichtlich auszuwerten.
Die Lösung: Unser Auswertungsreport
Unser speziell entwickelter Auswertungsreport ermöglicht es Ihnen, Ihre Rückrechnungen stets im Blick zu behalten. Dieser Report kann direkt nach jedem Abrechnungsvorlauf ausgeführt werden und zeigt detailliert an, wie weit jede Personalnummer zurückgerechnet worden ist. Mit wenigen Klicks können Sie:
- Report ausführen: Auswertung direkt nach dem Vorlauf der Abrechnung für die selektierten Personalnummern.
- Ergebnisse analysieren: Schnell erkennen, welche Personalnummern wie weit zurückgerechnet wurden.
- Korrekturmaßnahmen einleiten: Unerwünschte Rückrechnungen identifizieren, Abrechnungsergebnisse löschen und Ursachen beheben.
Hier ein Beispiel:
Nehmen wir einmal an, wir würden uns aktuell im Juni 2022 befinden. Der erste Vorlauf ist gerade gelaufen und Sie wundern sich, dass die Laufzeiten in diesem Monat so hoch sind. Zudem werden bei zahlreichen Mitarbeitenden mehrere Monate auf dem Entgeltnachweis angedruckt. Sie nehmen nun den Report zur Hand, um auszuwerten, wie viele Mitarbeitende wie weit zurückgerechnet worden sind. Eine Demonstration dieses Beispiels finden Sie im grauen Kasten rechts neben diesem Blog-Artikel unter „Zugehörige Dateien“.
Der Report zeigt Ihnen, dass es anscheinend zu ungeplanten Rückrechnungen gekommen ist. Da in diesem Fall zahlreiche Personalnummer bis einschließlich Januar zurückgerechnet worden sind, lässt dies auf eine generelle Ursache schließen. Es könnte beispielsweise daran liegen, dass die Zeitauswertung für alle bis einschließlich Januar gelaufen ist. Möglicherweise wurde aber auch nachträglich für alle eine Sonderzahlung für Januar eingegeben oder aber es wurde generell bis Januar zurückgerechnet, weil es eine gesetzliche Änderung gab, die eine Rückrechnung nötig machte.
Wenn bei der Auswertung nur einzelne Personalnummern herausgekommen wären, hätte man hingegen auf eine individuelle Ursache schließen können.
Im Vergleich zur Anzeige von Abrechnungsergebnissen, die alternativ zu unserem Auswertungsreport in SAP möglich ist, kann der Report gleich mehrere Personalnummern und nicht nur eine einzelne prüfen. Er gibt dabei nur Personalnummern aus, bei denen es tatsächlich zu Rückrechnungen gekommen ist, sodass nicht jede einzelne Nummer händisch geprüft werden muss.
Hinweis: Per se sind nicht alle Rückrechnungen schlecht. Manchmal müssen rückwirkend Änderungen vorgenommen werden, die dann natürlich auch entsprechend abgerechnet werden müssen.
Der Report kann dabei helfen, Rückrechnungen im Blick zu behalten und besser prüfen zu können.
Ihr Vorteil: Effiziente und fehlerfreie Gehaltsabrechnung
Mit unserem Auswertungsreport profitieren Sie von einer Vielzahl an Vorteilen:
- Zeitersparnis: Reduzieren Sie Abrechnungszeiten durch das Vermeiden unnötiger Rückrechnungen.
- Höhere Genauigkeit: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden korrekte und vollständige Entgeltnachweise erhalten.
- Proaktive Fehlererkennung: Erkennen und beheben Sie Probleme, bevor sie groß werden.
- Effiziente Massenanalyse: Analysieren Sie Rückrechnungen für viele Personalnummern gleichzeitig, ohne jede einzelne manuell prüfen zu müssen.
Fazit: Ihr Schlüssel zur optimalen Gehaltsabrechnung
Ungeplante Rückrechnungen müssen nicht länger ein Ärgernis sein. Mit unserem praktischen Auswertungsreport bringen Sie Ihre Abrechnungsprozesse auf das nächste Level. Schnellere, genauere und reibungslose Abrechnungen mit nur wenigen Klicks. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie mehr über unsere Services in diesem oder anderen HR-Kontexten erfahren möchten. Unser Expert*innen-Team freut sich auf Ihre Anfrage
