Die Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt einen hochsensiblen und äußerst komplexen Bereich innerhalb der Personalarbeit eines Unternehmens dar. Schließlich ist die korrekte und pünktliche Entlohnung Ihrer Mitarbeitenden eine wichtige Aufgabe Ihrer unternehmerischen Verantwortung und Fürsorgepflicht als Arbeitgeber. Oder anders ausgedrückt: Eine rechtzeitige und angemessene Bezahlung trägt maßgeblich zum Wohl und zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden bei. 

Aktuelle Herausforderungen für die Entgeltabrechnung

Von der Stammdatenerfassung bis hin zur Erstellung und Übermittlung der Gehaltsabrechnungen ist es ein weiter Weg. Die dazugehörigen Prozesse: Zeit und ressourcenintensiv. Diverse Herausforderungen im Bereich der Personalabrechnung führen dazu, dass viele Unternehmen vor der Entscheidung stehen „Lohnabrechnung auslagern oder nicht?“. Regelmäßig ändern sich die komplexen steuer- und arbeitsrechtlichen Vorgaben für die Abrechnung. Hinzukommen wichtige und dennoch nicht weniger umfangreiche Anforderungen an den Datenschutz beim Umgang mit den sensiblen Personaldaten. Der Umgang mit moderner Software, die zwar Teile der Abrechnung automatisiert, aber dennoch ein hohes technisches Verständnis in der Bedienung, Wartung und Integration erfordert, ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Gerade in Zeiten des Personalmangels, der auch vor HR-Teams keinen Halt macht, ist es schwer, Personal mit entsprechender Fachkenntnis zu finden und zu halten und regelmäßig zu schulen.

Um unter diesen Umständen eine rechtzeitige und korrekte Bezahlung Ihrer Mitarbeitenden sicherzustellen, kann es durchaus sinnvoll sein, diese Tätigkeiten an einen externen Dienstleister zu übergeben. Dieser ist auf die Prozesse und Aufgaben der Personalabrechnung spezialisiert kann Ihnen eine sichere und reibungslose Entgeltabrechnung gewährleisten. Doch wann lohnt es sich für Sie, die Lohnabrechnung auszulagern und wann ist eine interne Lösung sinnvoller? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen auf, welche Vor- und Nachteile die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Sie haben kann und was Sie bei Ihrer Entscheidung beachten sollten.

 

Anmerkung: Jedes Unternehmens hat individuelle Anforderungen, Prozesse und Strukturen innerhalb der Personalabrechnung – auch hinsichtlich angrenzender Bereiche und Schnittstellen. Sollten Sie eine professionelle Einschätzung zu Ihrem individuellen Fall benötigen, melden Sie sich gerne für ein unverbindliches Erstgespräch bei uns. Wir beraten Sie herstellerneutral, persönlich und bedarfsgerecht und helfen Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihre Personalabrechnung zu finden.

 

Lohnabrechnung auslagern – Das sind die Vor- & Nachteile

Die Lohnbuchhaltung in Deutschland gilt als eine der komplexesten der Welt. Bei der Entscheidung „Lohnabrechnung auslagern oder nicht“ sollten Sie sich im Vorfeld umfassend mit den möglichen Vor- und Nachteilen auseinandersetzen. Wir haben Ihnen einige der wichtigsten Aspekte, die für oder gegen ein Outsourcing sprechen, zusammengetragen. Je nach Unternehmen können die einzelnen Punkte natürlich mal mehr oder mal weniger zutreffen.

Vorteile

  • Zuverlässig, pünktlich und korrekt abrechnen
    Bei der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung übernehmen Dienstleister oft nicht nur die vollumfängliche und korrekte Erstellung der Abrechnung für Sie, sondern verantworten darüber hinaus das fristgerechte Meldewesen. Damit reduziert sich nicht nur der Zeit- und Ressourcenaufwand, sondern auch der bürokratische Aufwand. Dabei spielt vor allem auch der Punkt Effizienz und Fehlerminimierung eine wichtige Rolle. Oft sind die Prozesse bei einem spezialisierten HR-Dienstleister durch den Einsatz modernster Technologien und Softwarelösungen automatisiert und bestens auf die Verarbeitung von großen Mengen an Personaldaten ausgelegt. Für ein Einzelunternehmen wäre diese systemseitige Infrastruktur oft nur schwer zu erreichen. Es sinkt nicht nur die Fehlerquote, sondern auch der Aufwand, der in die korrekte und fristgerechte Erstellung der Personalabrechnung einfließt.
     
  • Einsparung von Zeit- und Ressourcenaufwand
    Regelmäßige Schulungen, aufwändige Stammdatenpflege, die Prüfung des Abrechnung nach steuer- und SV-rechtlichen Vorgaben und vieles mehr… Die hohe Komplexität der Abrechnungsprozesse sowie der sich ständig ändernden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen führend dazu, dass die damit verbundenen Aufgaben sehr zeit- und ressourcenintensiv sind. Durch das Outsourcing dieser Prozesse wird neues Potenzial für Ihr Kerngeschäft frei. Ist ein Datenfluss für die abrechnungsrelevanten Daten erst einmal hergestellt, kann ein kompetenter Dienstleister die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Sie übernehmen. Durch etwaige Skaleneffekte, die dank optimierter und automatisierter Prozesse beim Dienstleister realisiert werden können, kann sich die Entscheidung auch aus Kostensicht lohnen. In der Regel ist es Ihnen dabei möglich, die Services flexibel nach Bedarf zu buchen, wodurch Ressourcen oder Strukturen nicht immer wieder intern auf- oder abgebaut werden müssen.
     
  • Zugriff auf wertvolles fachliches Knowhow
    Personalteams müssen sich konstant mit den aktuellen Neuerungen der rechtlichen und regulatorischen Bestimmungen für die Entgeltabrechnung befassen. Hinzukommt, dass sie auch die neuen Funktionen der Abrechnungsprogramme, die diese Änderungen abbilden, kennen und beherrschen müssen. Die Abrechnungsprozesse unterliegen anspruchsvollen dynamischen Rahmenbedingungen, die eine anpassungsfähige HR-Systemlandschaft sowie eine konstante Schulung des Personals erfordern. Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung auslagern, müssen Sie dieses Wissen nicht mehr selbst in Ihrem Unternehmen aufbauen, sondern können flexibel und bedarfsgerecht auf die tiefgreifende fachliche Expertise (sowie bei Bedarf auch auf die softwareseitige Infrastruktur) eines professionellen Dienstleisters zurückgreifen.
     
  • Professionelle Beratung und zuverlässiger Support
    Durch die Zusammenarbeit mit einem professionellen HR-Dienstleister haben Sie einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite, der Sie bei den komplexen Prozessen der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland tatkräftig berät und unterstützt. Sonderfälle und anspruchsvolle rechtliche Anforderungen sind ab diesem Zeitpunkt kein Problem mehr für Sie. In der Regel kennen sich spezialisierte Dienstleister nicht nur mit den steuer- und SV-rechtlichen Bestimmungen der Entgeltabrechnung aus, sondern sind auch im engen Austausch zu den Systemherstellern der eingesetzten Abrechnungsprogramme. Hierdurch bietet er Ihnen schnelleren und flexibleren Support und kann proaktiv auf anstehende Änderungen der Gesetzgebung und der Programmfunktionen reagieren.
     
  • Senkung von Personal- & Weiterbildungskosten
    Gerade in Zeiten der Personalmangels ist es schwierig, Personal mit entsprechender Fachkenntnis zu finden. Erfahrene Spezialist*innen für die Abrechnung sind gefragt und qualifiziertes Personal will geschult und gehalten werden. Interne Lösungen können sich dementsprechend sogar als kostenintensiver herausstellen als die Beauftragung eines externen Dienstleisters. Outsourcing ermöglicht es Ihnen, trotz Personalmangel auf wertvolle HR-Expertise zuzugreifen.
     
  • Übernahme der Stammdatenpflege & Schaffung von Transparenz
    Oft bieten spezialisierte Dienstleister neben der vollständigen Erfassung aller abrechnungsrelevanten Daten (bspw. Ein- und Austritte, Zeitdaten, Abwesenheiten, Einmalzahlungen, etc.) und der Durchführung der Personalabrechnung weitere optionale Dienstleistungen an. Darunter bspw. die Anlage, Wartung & Erweiterung individueller Reports zur Erstellung hilfreicher Auswertungen Ihrer HR-Daten oder auch die Systemwartung und Anlage von gewünschten Abwesenheitsarten, Schichtplänen etc. Der Umfang dieser Leistungen ist natürlich vom jeweiligen Dienstleister abhängig. Oft ergeben sich dabei vielseitige Potenziale für die Entwicklung effizienterer digitaler Prozesse für einen langfristig zukunftssicheren HR-Betrieb.

Nun kennen Sie einige der wichtigsten Vorteile der Auslagerung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung. Erwägen Sie bei Ihrer Entscheidung auch die Realisierung eines möglichen Wettbewerbsvorteils: Während sich Expert*innen außerhalb Ihres Unternehmens um die sensiblen Prozesse der Personalabrechnung kümmern, können Sie Ihre internen Ressourcen wieder voll und ganz auf die strategisch wichtigsten Aufgaben für Ihr Unternehmen lenken und Ihre Wettbewerbsfähigkeit damit nachhaltig und langfristig stärken. 

 

 

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Nachteile

  • Verbindlichkeit durch langfristige Zusammenarbeit
    Sie sollten sich bewusst sein, dass Sie mit der Auslagerung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung die Kontrolle in diesem Bereich ein Stück weit aus der Hand geben bzw. sich in diesem Bereich von einem externen Dienstleister abhängig machen. Eine Zusammenarbeit dieser Art funktioniert am besten, wenn beide Parteien auf strategisch langfristig mehrwertstiftende Prozesse hinarbeiten und nicht allein auf kurzfristige Erfolge abzielen. Die Wahl des Dienstleisters sollte daher gut überlegt sein. Es sollte zu jedem Zeitpunkt klar sein, wie sensibel Ihre abrechnungsrelevanten Daten sind und gewährleistet werden, dass ein Höchstmaß an Sicherheit im Umgang mit diesen Daten eingehalten wird. Ein gutes Verhältnis zum Dienstleister und eine starke Vertrauensbasis sollten hierfür die Basis darstellen. Idealerweise bietet Ihr Dienstleister Ihnen persönliche Ansprechpartner*innen statt einer anonymen Hotline und kümmert sich individuell um Ihre Belange.
     
  • Weiterhin Verantwortung über Korrektheit & Sicherheit
    Auch wenn Sie Ihre Abrechnungsprozesse oder Teile davon an einen externen Dienstleister geben, sind letzten Endes dennoch Sie für die Richtigkeit Ihrer Abrechnung verantwortlich. Dem sollten Sie sich weiterhin bewusst sein und Ihre Daten vor der Übermittlung an den Dienstleister genau prüfen. Datenschutz und eine klare, offene Kommunikation sind hier das A und O. Gibt es Probleme bei der Kommunikation, auch in Hinblick auf den Datenfluss, können sich hierdurch Risiken, Fehler oder Verzögerungen für Ihre Abrechnung ergeben. Klare Sicherheitsstandards, ein hoher Automatisierungsgrad und persönliche Betreuungsmodelle beim Dienstleister können hier schon viel Vorarbeit leisten und Kommunikationsprobleme vorbeugen.
     
  • Klärung der Kostenfrage
    Das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist am Ende natürlich eine Frage der Kosten. Was lohnt sich für Sie eher? Sind die Vorteile, die sich Ihnen durch das Outsourcing ergeben, ihre Kosten wert? Mittelständische und Großunternehmen können hier deutlich flexibler vorgehen. Kleinere Unternehmen und Startups sollten preissensibler entscheiden. Dazu im folgenden Absatz mehr.

Lohnabrechnung auslagern – Kosten variieren

Je nachdem, ob Sie Ihre Personalabrechnung an ein Lohnbüro, einen Steuerberater oder einen spezialisierten HR-Dienstleister auslagern, können unterschiedliche Kosten auf Sie zukommen. In der Regel berechnen sich die Kosten pro Kopf oder auf Basis einer Monatspauschale.

Steuerberater richten sich grundlegend nach der Steuerberatervergütungsverordnung. Etwaige individuelle Abweichungen sind per Vereinbarung in Textform möglich. Lohnbüros sind vollkommen frei in ihrer Preisgestaltung. In der Regel entscheidet sich der Preis nach Unternehmensgröße bzw. Anzahl der Mitarbeitenden. Auch die Komplexität der Abrechnung fließt hier mit rein – sprich Tarifverträge, eigene Lohn- und Abwesenheitsarten, Sonderregelungen etc.

Ähnlich verhält es sich bei spezialisierten HR-Dienstleistern. Hier bietet sich Ihnen jedoch neben der zuverlässigen Erstellung Ihrer Personalabrechnung zusätzlich die Möglichkeit, auch auf andere Service-Leistungen aus dem Portfolio des Dienstleisters zuzugreifen. Dadurch eröffnen sich Ihnen nicht nur Kostenvorteile durch etwaige Kombi-Pakete, sondern Sie erhalten auch die Möglichkeit, wichtige Potenziale für Ihre HR-Prozesse auszuschöpfen und einen ganzheitlichen Blick auf Ihre HR-Systemlandschaft zu gewinnen, der Ihnen bei einem Steuerberater oder Lohnbüro nicht möglich gewesen wäre. Die Wahl des Dienstleisters ist deshalb – zunächst in Hinblick auf die Kosten, weiterführend aber auch hinsichtlich einer langfristig strategisch stark aufgestellten HR – nicht zu unterschätzen!

Gerne sprechen wir in einem unverbindlichen Erstgespräch mit Ihnen über Ihre Anforderungen und beraten Sie dahingehend, ob eine Auslagerung - auch aus Kostensicht - sinnvoll für Sie sein kann. Kontaktieren Sie uns gerne.

Wann lohnt es sich, die Lohnabrechnung auszulagern

Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann sich für Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen lohnen. Einige davon möchten wir Ihnen gerne im folgenden Abschnitt näherbringen.

  • Volle Konzentration auf Ihr Kerngeschäft
    In der Regel verfolgen Unternehmen Ihre ganz eigene Kernkompetenz – einen individuellen Unternehmenszweck, auf den sich ihre Wertschöpfung stützt. Begleitende Prozesse, zu denen auch administrativ-verwaltende Tätigkeiten wie die Entgeltabrechnung gehören, tragen zwar maßgeblich dazu bei, dass das Unternehmen weiterhin bestehen und im wirtschaftlichen Gesamtkontext funktionieren kann, sie zählen jedoch in der Regel nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens. Um sich voll uns ganz auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, kann es daher durchaus sinnvoll sein, die Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister auszulagern, der auf die dazugehörigen Aufgaben spezialisiert ist und hier tiefgreifendes Experten-Knowhow besitzt. Professionelle Dienstleister wissen, wie die sensiblen Daten der Personalverwaltung sicher gehandhabt werden und wie die komplexen datenschutzrechtlichen Anforderungen dabei umzusetzen sind. Das auslagernde Unternehmen kann währenddessen ressourcen- und personalseitig wieder vollen Fokus auf das Kerngeschäft nehmen.
  • Fehlendes Personal oder Knowhow
    Die Anforderungen an qualifiziertes Personal in HR-Abteilungen sind hoch. Sie müssen sich mit den komplexen steuerlichen und rechtlichen Anforderungen an die Personalabrechnung auskennen, sie müssen die Abrechnungsprogramme bedienen können und stets up-to-date mit aktuellen Änderungen dieser beiden Aspekte bleiben. Die notwendigen Fachkräfte für die Abrechnung zu finden stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar, das Wissen im Unternehmen aufzubauen, zu halten und zu fördern genauso. Outsourcing kann hier helfen, fehlendes Personal und Knowhow nicht nur auszugleichen, sondern durch gebündelte und oft jahrelang verfeinerte und weiterentwickelte Expertise sogar noch zu übertreffen.
  • Wunsch nach mehr Effizienz
    Fehlende Effizienz ist oft ein großer Stolperstein für die Personalabrechnung. Mangelt es an optimierten Prozessen, kann ein spezialisierter Dienstleister, der über automatisierte Prozesse und moderne Software verfügt, eine deutliche Einsparung hinsichtlich Zeit und Kosten darstellen. Gerade auf langfristige Sicht ergeben sich hier oft merkbare Vorteile gegenüber internen Lösungen. Ein hoher Automatisierungsgrad reduziert die Fehlerquote der Abrechnung und sorgt für eine höhere Effizienz der Abrechnungsprozesse.
  • Wachsender oder sich häufig ändernder Personalbestand
    Gerade, wenn sich die Anzahl der Mitarbeitenden oft ändert, kann es sich lohnen, über die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung nachzudenken. Die Leistungen eines externen Dienstleisters können oft flexibel nach Bedarf auf die Veränderungen im Personalbestand angepasst werden, ohne dass selbst interne Strukturen oder Prozesse verändert oder ab- und aufgebaut werden müssen.

Oft kennen sich professionelle Dienstleister tiefgreifend damit aus, wie die sensiblen Daten der Personalverwaltung unter den aktuellen datenschutzrechtlichen Bestimmungen am besten gehandhabt werden. Die genannten Punkte sind daher nur einige Beispiele dafür, wann es sich für ein Unternehmen lohnen kann, den Gesamtprozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder einzelne Teile davon auszulagern.

Lohnabrechnung auslagern – Vorbereitung ist alles

Sie befassen sich bereits mit der Auslagerung Ihrer Entgeltabrechnung, aber wissen noch nicht, wie Sie den Prozess weiterführen sollen? Wir haben Ihnen die wichtigsten Schritte eines erfolgreichen Outsourcing-Vorhabens skizziert:

  1. Bedarfsanalyse
    Die Entscheidung für oder gegen das Outsourcing beginnt mit einer Bedarfsanalyse und Zielsetzung. Stellen Sie sich hier die Frage: Inwiefern könnte sich die Auslagerung Ihrer Entgeltabrechnung für Ihr Unternehmen lohnen? Welche Vorteile erhoffen Sie sich von einem Outsourcing? Wollen Sie den gesamten Abrechnungsprozess an einen professionellen Dienstleister auslagern oder erreichen Sie diese Ziele schon, wenn Sie nur Teile davon abgeben?
     
  2. Anbieterauswahl
    Sobald Sie sich über den Umfang des Outsourcings einig geworden sind, beginnt die Auswahl des Dienstleisters. Wichtig sind hierbei die Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und des Datenschutzes. Stellen Sie sich außerdem die Frage, wie Ihr Beratungsbedarf aussieht. Worauf legen Sie am meisten Wert? Eine persönliche Beratung, eine gute Erreichbarkeit oder eine flexible Service-Inanspruchnahme? Inwiefern passen die Angebote der unterschiedlichen Dienstleister zu Ihren individuellen Anforderungen? Oft lohnt es sich ein unverbindliches Kennenlerngespräch zu vereinbaren, um einen ersten persönlichen Eindruck des Dienstleisters zu gewinnen und individuelle Fragen zu platzieren. In der Regel erhalten Sie hier auch direkt eine professionelle Einschätzung Ihrer individuellen Anforderungen an die Personalabrechnung und können gemeinsam erwägen, inwiefern Sie für ein Outsourcing zusammenkommen könnten.
     
  3. Verhandlungsgespräche
    Haben Sie sich für einen Dienstleister entschieden, starten die Verhandlungsgespräche. Die Einzelheiten der Zusammenarbeit werden nun geklärt. Verantwortlichkeiten, Datenschutzbestimmungen, Pflichten – all das wird vertraglich festgehalten. Am besten formulieren Sie hier eine klare Erwartungshaltung an Ihren Dienstleister, damit dieser Ihre Anforderungen kennt und bestmöglich bedienen kann.
     
  4. Kommunikationsvereinbarungen
    Je nachdem, welche Bereiche der Lohnabrechnung ausgelagert werden sollen, muss im Anschluss die Datenübermittlung organisiert werden. Einigen Sie sich mit Ihrem Dienstleister auf geeignete Kommunikationswege und definieren Sie klar, wer was wann wie kommuniziert. Das ist der beste Weg, um Missverständnisse vorzubeugen und von Anfang an eine offene Kommunikationskultur zu etablieren. In der Regel werden regelmäßige Termine vereinbart, um die Ergebnisse der Zusammenarbeit gemeinsam zu besprechen und zu optimieren. Das kommt aber natürlich ganz auf Ihre persönlichen Wünsche und die beanspruchten Leistungen an. 

Auslagern oder nicht: Eine individuelle Entscheidung

Natürlich kann man nicht pauschal sagen, ob es sich generell lohnt, die Personalabrechnung auszulagern oder nicht. Diese Entscheidung ist von den individuellen Prozessen und Strukturen des jeweiligen Unternehmens abhängig und immer unter Erwägung zu einer Kosten-Nutzen-Analyse zu treffen. Die wichtigsten Vor- und Nachteile des Outsourcings der Personalabrechnung sowie einige Szenarien, die für ein Outsourcing sprechen, kennen Sie nun und können sich anhand dieser Informationen Stück für Stück einer finalen Entscheidung nähern. 

Wir hoffen, Ihnen mit diesem Artikel weitergeholfen zu haben und würden uns freuen, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen. Was sind Ihre individuellen Herausforderungen? Wo sehen Sie weitere Chancen für Ihre HR und inwiefern glauben Sie, diese durch ein Outsourcing weiter begünstigen zu können? Melden Sie sich gerne bei uns. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Persönliche Beratung mit Expertise aus über 35 Jahren Branchenerfahrung

Sollten Sie sich noch nicht sicher sein, ob und in welchem Maße das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen sinnvoll sein kann, kommen Sie gerne für ein unverbindliches Erstgespräch auf uns zu. Gerne beraten wir Sie zu Ihrem individuellen Outsourcing-Vorhaben und unterstützen Sie dabei, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

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